OKRES PRZECHOWYWANIA DOKUMENTÓW

Niszczenie dokumentów: Terminy, Czas Przechowywania

Każdy kto nie miał dotychczas do czynienia z oczyszczaniem regałów i magazynów z dokumentacji zastanawia się nad poniższymi pytaniami:

Przez jaki okres trzeba archiwizować dokumenty księgowe?

Przez jaki okres trzeba archiwizować dokumenty pracownicze?

Przez jaki okres trzeba archiwizować dokumenty ubezpieczeniowe?

Przez jaki okres trzeba archiwizować paragony fiskalne?

Odpowiedzi na te i inne pytania znajdują się w tym artykule.

Okres Przechowywania Dokumentów Księgowych

Okres przechowywania dokumentów zazwyczaj jest uregulowany prawnie. Zależy on od rodzaju dokumentów. Najwiekszy procent dokumentacji stanowią dokumenty księgowe. O okresie ich archiwizacji mówi ustawa o rachunkowości. Dla osób które nie mają czasu lub chęci do analizowania tej ustawy, wybraliśmy najważniejsze rodzaje dokumentów:

dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji - 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji,
księgi rachunkowe - 5 lat,
dokumentacja przyjętego sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych - przez okres nie krótszy niż 5 lat od upływu jej ważności,
dokumenty inwentaryzacyjne - 5 lat,
zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe - przechowywanie trwałe,
karty wynagrodzeń pracowników lub też ich odpowiedniki - przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych i podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat,
dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej - do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną,
dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym - przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione,
pozostałe dowody księgowe i dokumenty - 5 lat.

Okres Przechowywania Dokumentów Pracowniczych

Kolejne terminy możemy znaleźć w Ustawie o Emeryturach i Rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Wynika z niej, że najdłużej przechowywanym rodzajem dokumentów jest dokument stanowiący podstawę do ustalenia wymiaru emerytury lub renty. Jest zatem obowiązek przechowywania listy płac lub kart wynagrodzeń przez okres 50 lat.

Okres Przechowywania Dokumentów Ubezpieczeniowych

Z ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych wyczytać można, że kopie deklaracji rozliczeniowych oraz innych raportów miesięcznych (również dokumenty korygujące):

a) po 2012r. płatnik składek jest zobowiązany do przechowywania ich przez okres 5 lat od dnia przekazania do ZUS,
b) przed 2012 r. 10 lat od dnia przekazania do ZUS.

Okres Przechowywania Paragonów Fiskalnych

Prowadząc ewidencję obrotu i kwot należnego podatku, podatnik jest zobowiązany do przechowywania kopii dokumentów kasowych przez okres narzucony przez Ustawę o VAT. W większości przypadków jest to 5 lat.

Ile kosztuje niszczenie dokumentów?

Na końcową cenę niszczenia dokumentów ma wpływ kilka czynników. Zajmujemy się profesjonalnym niszczeniem dokumentów. Posiadamy odpowiednie certyfikaty oraz park maszynowy do zachowania tajności dokumentów. Obsługujemy niszczenie dokumentów z Gdańska Trójmiasta i okolic.

Pakiety usług

606 612 049